04 Ago Cuánto tiempo debo guardar grabaciones de seguridad

En este artículo vamos a intentar responder a una pregunta fundamental en cualquier empresa que maneje grabaciones de seguridad: ¿Cuánto tiempo debo guardar grabaciones de seguridad? Pero antes haremos una breve introducción para acotar qué entendemos por videovigilancia, sobre todo cuando hablamos de seguridad en las empresas.

¿Para qué sirve un sistema de videovigilancia?

Actualmente, la seguridad en las naves industriales y en los centros comerciales se apoya principalmente en la videovigilancia. Mediante diferentes tipos de cámaras tenemos un control visual de lo que ocurre en las instalaciones. Estas cámaras pueden estar monitorizadas por una empresa de seguridad externa o bien por el equipo de seguridad propio.

La videovigilancia sirve para tener ojos en todos los rincones de las instalaciones que necesitemos controlar, pero también para grabar todo lo que recogen estas cámaras. Estas grabaciones, que pueden servir como medio de prueba para poder denunciar un delito o para detectar y prevenir posibles brechas de seguridad, tienen un tratamiento legal específico que explicaremos a continuación.

Pero la videovigilancia no solo sirve para prevenir robos o para documentarlos y después ir contra los intrusos. Actualmente, juegan un papel muy importante en otros terrenos como son:

• Control de accesos en remoto: ya no es necesario tener un vigilante en la garita de entrada de nuestras instalaciones. Gracias a las cámaras de videovigilancia podemos controlar quién quiere entrar en nuestras instalaciones y le podemos dar acceso o no según proceda. Además, las cámaras de videovigilancia se pueden completar con otros sistemas de seguridad como el reconocimiento facial para automatizar el control de acceso.
• Seguridad industrial: existen procesos productivos en los que es muy difícil o costoso mantener la presencia física de trabajadores. Gracias a las cámaras monitorizamos el funcionamiento de máquinas, tuberías, entre otros, controlando qué puede estar fallando en un determinado momento.
• Seguridad de los trabajadores: la videovigilancia también se ha convertido en un importante aliado de la seguridad laboral. Hay trabajos en espacios confinados o remotos donde conviene apoyar en remoto a los trabajadores, bien sea para darle indicaciones o instrucciones, o para poder apoyarlos cuando ocurra algún accidente.
• Control de jornada laboral: con videovigilancia también podemos controlar la presencia física de los trabajadores en sus centros de trabajo, documentando gráficamente las horas de entrada y salida de las fábricas.
• Reconocimientos de matrículas: es una función muy interesante que la videovigilancia puede aportar desde hace algunos años. Las cámaras no solo pueden ver quién entra y quién sale, sino que además leen las matrículas de vehículos y camiones de forma automática, registrando entradas y salidas. También pueden abrir o cerrar puertas si el vehículo está autorizado. Este sistema de reconocimiento se emplea en los parkings para registrar las horas de entrada y salida de los vehículos. En minas y canteras, por ejemplo, se utilizan para llevar el registro de accesos de camiones, controlando la producción de forma automatizada.
• Apoyo en situaciones de emergencia. Este aspecto es muy importante en caso de plantas químicas o grandes fábricas. Si ocurren catástrofes como fugas de gases, incendios o inundaciones, gracias al uso de cámaras especialmente resistente, los equipos de emergencia pueden tener una información muy valiosa para atajar la crisis o salvar vidas. En estos casos, es muy importante tener en cuenta el grado de protección IP en cámaras de seguridad, que no debemos confundir con los protocolos de videovigilancia IP. El grado de protección IP alude a la resistencia de la cámara frente a las condiciones externas como la lluvia, el polvo o el fuego, todo ello conforme a los ensayos establecidos por la norma internacional de referencia (CEI 60529).

La videovigilancia IP

La videovigilancia actual está muy lejos de los circuitos cerrados de televisión de los años 80 y primeros 90. Son una combinación de esas cámaras de videovigilancia con los modernos protocolos de comunicación por internet IP (Internet Protocol). Gracias a internet, podemos contar con cámaras aisladas y remotas sin necesidad de cableado porque toda la información la transmiten a través de la red. También pueden ser gestionadas y reorientadas desde una aplicación web.

Este protocolo facilita el acceso a las grabaciones de las cámaras que son almacenadas en la nube y la vigilancia en directo desde un ordenador conectado.

Los protocolos IP convierten las imágenes obtenidas por las cámaras en datos que se almacenan informáticamente en discos duros o en la nube, y no en soportes analógicos como antiguamente.

La informatización de la videovigilancia ha permitido que se puedan emplear otras aplicaciones de gestión de datos como el reconocimiento facial o de matrículas.

¿Qué utilidad tiene el archivo de las grabaciones?

El archivo de grabaciones puede ser útil por motivos de seguridad. Supongamos que han accedido sin permiso a nuestras instalaciones. Gracias a las grabaciones de nuestras cámaras, podemos saber quién ha sido o intentar averiguarlo, porque tendremos una prueba.

Pero las grabaciones pueden tener otras utilidades más allá de perseguir robos o intrusiones. En materia de Seguridad industrial, son útiles para la investigación de accidentes. Lo mismo ocurre en la gestión de tráfico.

Por otro lado, las grabaciones se pueden emplear para analizar y mejorar procesos productivos. Vemos cómo funciona una determinada máquina, y eso nos da información para corregir posibles averías o mejorar su producción.

¿Cuánto tiempo debo guardar grabaciones de seguridad?

Con la grabación de imágenes personales podemos estar conculcando los derechos a la salvaguarda de la intimidad y la propia imagen que tiene cualquier ciudadano y que recogen nuestra Constitución.

Existen unos límites legales que han sido desarrollados por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y por el Reglamento Europeo de Protección de Datos personales. Utilicemos las cámaras para controlar la seguridad o el comportamiento de nuestros trabajadores, tenemos que cumplir con esta importante normativa. La idea central que preside esta legislación es establecer unos límites claros para que la seguridad sea compatible con la intimidad.

Por ello, se prohíbe por norma general grabar espacios públicos como las calles, salvo que sea estrictamente necesario por motivos de seguridad. Si es así, deberá existir la correspondiente advertencia, que es el típico cartel que vemos en la puerta de bancos y otras instalaciones de pública concurrencia.

Tampoco puede haber cámaras de seguridad en probadores o vestuarios.

Las grabaciones de imágenes se pueden almacenar por un periodo máximo de 30 días, salvo que concurran circunstancias especiales como podría ser una investigación policial o judicial. En estos casos las grabaciones pueden ser pruebas para la investigación y ese plazo se puede ampliar.

La videovigilancia tiene una doble vertiente, legal y técnica, como hemos podido ver en este artículo. A la hora de hacer una instalación de videovigilancia, tenemos que recurrir a empresas especializadas y autorizadas, porque si no podemos encontrarnos con una instalación deficiente desde un punto de vista técnica o ilegal.

Esperamos haber solucionado sus dudas sobre cuánto tiempo debo guardar grabaciones de seguridad. Cualquier duda o ampliación de información, contacte con nosotros.